Eine Rolle Packpapier zeigt Dir, wie Dein Betrieb wirklich arbeitet

Viele Unternehmer fassen Prozessmanagement nicht an, weil sie Bürokratie und Zauberei erwarten. Die Wahrheit: Der Einstieg ist Post-its hintereinanderkleben und ein Foto machen. Mehr nicht.

So geht es: Roll eine Papierrolle auf dem Konferenztisch aus. Deine Mitarbeiter bekommen Post-its und bewusst dicke Stifte – auf die Zettel gehören Stichworte, keine Romane. Dann klebt Ihr die einzelnen Schritte eines Prozesses hintereinander und verbindet sie mit Pfeilen. Nimm einen überschaubaren Prozess wie die Urlaubsplanung, nicht gleich den Maschinenraum.

Achte auf die richtige Flughöhe. Sagt jemand „Dann trage ich mich in die Liste ein", fragst Du nach: Was für eine Liste? Wo hängt die? Wie trägst Du Dich ein – und weißt Du überhaupt, wo sie auf dem Server liegt? Genau das muss der Prozess definieren.

Das Verblüffende: Sehr häufig siehst Du allein durch die Visualisierung, wo es klemmt. An irgendeiner Stelle entstehen Post-it-Wölkchen – ganz viele Zettel auf demselben Fleck. Da muss kein Prozess-Genie danebenstehen, um zu erkennen, dass dort etwas nicht hinhaut.

Danach kommt der Trockenlauf: Ihr spielt den Prozess nach wie ein Theaterstück. Beim Rechnungseingang geht einer vor die Tür, spielt Postboten, sagt „Ding Dong" – und dann zeigt sich, was auf keinem Zettel stand. Ein Mitarbeiter legt den Brief in seine Schublade, der Kollege daneben bringt ihn gleich zum Chef: zwei Leute, dieselbe Aufgabe, zwei Abläufe. So etwas denkst Du Dir am Schreibtisch nicht aus. Übrigens haben die McDonald's-Brüder genau so angefangen – Küche auf den Tennisplatz gemalt, von der Leiter aus zugeschaut.

Im Kopf sieht Dein Prozess immer gut aus. Auf dem Packpapier sagt er Dir die Wahrheit.