Erst der Prozess, dann das Tool

Wenn ein Prozess hakt, greifen viele Unternehmer reflexhaft zur Software: ein neues Tool, eine neue Plattform, und das Problem löst sich von selbst. Tut es nicht. Denn ein schlechter analoger Prozess ist – man wundert sich – auch ein schlechter digitaler Prozess.

Nimm die Urlaubsplanung: Der eine meldet seinen Urlaub per WhatsApp, die nächste trägt ihn in Trello ein, der dritte schreibt eine E-Mail. Auch digital kannst Du ein totales Chaos veranstalten, wenn jeder in sein eigenes Werkzeug einträgt und irgendjemand das hinterher zusammenführen muss. Die Schublade, in der Dinge verschwinden, gibt es auch digital.

Deshalb gilt die Reihenfolge: Erst muss der Prozess richtig sein, dann kannst Du ihn digitalisieren und automatisieren. Digitalisierung ist kein Allheilmittel – im Zweifel verschlimmbessert sie sogar. Dazu gehört eine Digitalstrategie: Welche Tools benutzen wir, welche nicht, und wer steuert das zentral?

Und bevor Du irgendetwas Neues kaufst: Schau, was schon da ist. Ein Unternehmen bat uns, ein CRM-System einzuführen. Wir haben erst die Anforderungen aufgenommen – was braucht Ihr wirklich? – und dann ins vorhandene ERP-System geschaut. Ergebnis: Das konnte alles bereits. Wir haben keine Software eingeführt, sondern den Hersteller kommen lassen und die Mitarbeiter schulen lassen. Manchmal lautet die Lösung für die Urlaubsplanung auch schlicht: Outlook-Kalender.

Wenn aus Deinem Team der Satz kommt „Bitte nicht noch ein Tool" – nimm ihn ernst. Er ist meistens berechtigt.

Wer sein Chaos digitalisiert, hat danach digitales Chaos – es sieht nur moderner aus.